RESUMEN RÁPIDO
Qué sacar del artículo
- Deducir del tiempo ahorrado las inspecciones, reparaciones y mantenimiento de automatismos.
- No agregue el valor de la capacidad de trabajo por segunda vez como ahorro monetario.
- Los costos incluyen licencias, soporte, implementación y capacitación.
Seleccione un proceso recurrente
La frase "queremos automatizar la empresa" es una buena dirección, pero una entrada débil para el primer paso. Elige una actividad específica: asignar un correo electrónico a un pedido, preparar una oferta de la lista de precios o transferir el pedido al almacén. Escriba cómo comienza el proceso, qué insumos necesita y cuándo finaliza.
Observe tanto los casos comunes como los excepcionales. Es posible que sea necesario verificar un proceso que se puede automatizar fácilmente para un producto para detectar un descuento individual o una entrada incompleta. Por lo tanto, primero averigüe qué parte del trabajo tiene reglas repetibles y quién se encarga del resto.
Comparar el trabajo antes y después, incluidas las inspecciones.
Si una oferta hoy tarda diez minutos y la automatización la prepara en un minuto, aún así no tienes que ahorrar nueve minutos. El tiempo de verificación, corrección o complementación de documentos se incluye en el resultado después de la automatización. Compruebe también si el trabajo acaba de ser transferido a otra persona.
El ejemplo ficticio de nuestra calculadora calcula con cinco personas. Cada uno dedica 60 horas al mes a la rutina elegida; después de la automatización, permanece 24 horas, controles incluidos. La diferencia es de 36 horas por persona y 180 horas mensuales por equipo. En 12 meses completos, son 2.160 horas. Esta es una suposición del modelo, no un resultado medido del cliente.
El valor del tiempo y del dinero son dos visiones diferentes
Con un coste de modelo de 2.200 € al mes y 160 horas de trabajo, el coste horario es de 13,75 €. Las 180 horas liberadas tienen por tanto un valor de capacidad de 2.475 euros al mes. Sin embargo, los salarios pueden seguir siendo los mismos; el dinero no se agregará automáticamente a la cuenta.
Por lo tanto, el cálculo financiero se basa en un supuesto aparte: la empresa reducirá la administración externa en 600 euros, las horas extras pagadas en 400 euros y las licencias duplicadas en 200 euros al mes. Un total de 1.200€. Cada artículo debe ser verificado en una empresa específica y una misma carga debe contarse una sola vez. Esta cantidad no se multiplica por el número de personas.
Resta tanto la operación como la instalación.
En el ejemplo ficticio, la operación cuesta 300 € al mes y la implementación con formación cuesta 4.500 €. La diferencia financiera mensual es 1.200 − 300 = 900 €. Son 10.800 euros al año; en el primer año tras la deducción de la introducción 6.300 €. La recuperación simple es 4500 ÷ 900 = 5 meses.
El modelo supone 12 meses completos después del lanzamiento con la misma cantidad de trabajo. No incluye devengo, impuestos ni crecimiento de ventas. Si los gastos no disminuyen en absoluto, quedará tiempo libre, pero el resultado económico será de -3.600€ al año y -8.100€ el primer año. Este escenario también debe evaluarse abiertamente.
Mida la pila antes de expandirla.
Acuerde una cantidad de trabajo comparable y controle el tiempo, el número de excepciones y la calidad del resultado. La preparación de la oferta sólo tiene éxito cuando se utiliza la lista de precios correcta y el descuento aprobado por el cliente. Una oferta incorrecta rápidamente generará más trabajo.
Después del piloto, decida qué automatizar a continuación y qué dejar para aprobación. La calculadora de la página de automatización de IA le permite ajustar todos los supuestos principales según su empresa. Un primer paso útil es reemplazar las horas y gastos del modelo con sus propias medidas.
