APERÇU RAPIDE
Ce qu'il faut retenir de l'article
- Déduisez les inspections, les réparations et la maintenance des automatismes du temps gagné.
- N'ajoutez pas la valeur de la capacité de travail une seconde fois comme économie monétaire.
- Les coûts comprennent les licences, le support, la mise en œuvre et la formation.
Sélectionnez un processus récurrent
La phrase « nous voulons automatiser l’entreprise » est une bonne direction, mais une entrée faible pour la première étape. Choisissez une activité spécifique : attribuer un e-mail à une commande, préparer une offre à partir de la grille de prix ou transférer la commande à l'entrepôt. Notez ce que le processus démarre, les intrants dont il a besoin et quand il est terminé.
Observez les cas courants et exceptionnels. Un processus qui peut être facilement automatisé pour un produit devra peut-être être vérifié pour une remise individuelle ou une entrée incomplète. Par conséquent, découvrez d’abord quelle partie du travail a des règles reproductibles et qui gère le reste.
Comparez les travaux avant et après, y compris les inspections
Si une offre prend aujourd'hui dix minutes et que l'automatisation la prépare en une minute, vous n'avez toujours pas besoin de gagner neuf minutes. Le temps de vérification, de correction ou de complément des documents est inclus dans le résultat après automatisation. Vérifiez également si l’œuvre vient d’être transférée à une autre personne.
L'exemple fictif de notre calculateur calcule avec cinq personnes. Chacun consacre 60 heures par mois à la routine choisie ; après automatisation, il reste 24 heures, contrôles compris. La différence est de 36 heures par personne et de 180 heures par mois par équipe. En 12 mois complets, cela fait 2 160 heures. Il s’agit d’une hypothèse de modèle et non d’un résultat client mesuré.
La valeur du temps et de l'argent sont deux points de vue différents
Avec un coût de modèle de 2 200 € par mois et 160 heures de travail, le coût horaire est de 13,75 €. Les 180 heures libérées ont ainsi une valeur de capacité de 2 475 € par mois. Toutefois, les salaires peuvent rester les mêmes ; l'argent ne sera pas automatiquement ajouté au compte.
Le calcul financier repose donc sur une hypothèse distincte : l'entreprise réduira les administrations externes de 600 €, les heures supplémentaires payées de 400 € et les licences en double de 200 € par mois. Un total de 1 200 €. Chaque article doit être vérifié dans une entreprise spécifique et le même chargement ne doit être compté qu'une seule fois. Ce montant n'est pas multiplié par le nombre de personnes.
Soustraire à la fois le fonctionnement et l'installation
Dans l'exemple fictif, le fonctionnement coûte 300 € par mois et la mise en œuvre avec formation coûte 4 500 €. La différence financière mensuelle est de 1 200 − 300 = 900 €. C'est 10 800 € par an ; la première année après déduction de l'introduction 6 300 €. Le retour sur investissement simple est de 4 500 ÷ 900 = 5 mois.
Le modèle suppose 12 mois complets après le lancement avec la même quantité de travail. N'inclut pas les charges à payer, les taxes ou la croissance des ventes. Si les dépenses ne diminuent pas du tout, le temps libre restera, mais le résultat financier sera de -3 600 € par an et de -8 100 € la première année. Ce scénario doit également être évalué ouvertement.
Mesurez le tas avant de l'agrandir
Convenez d’une quantité de travail comparable et surveillez le temps, le nombre d’exceptions et la qualité du résultat. La préparation de l'offre n'est réussie que si elle utilise la liste de prix correcte et la remise approuvée par le client. Une mauvaise offre rapide créera plus de travail.
Après le projet pilote, décidez quoi automatiser ensuite et quoi laisser pour approbation. Le calculateur de la page d'automatisation de l'IA vous permet d'ajuster toutes les principales hypothèses en fonction de votre entreprise. Une première étape utile consiste à remplacer les heures et les dépenses modèles par vos propres mesures.
